DECRETO 1128 – DEL 5 DE MARZO DEL 2001

Por medio del cual se modifica la reglamentación sobre viáticos nacionales y se deroga el decreto 1040 de 1999.
El Gerente General en uso de sus atribuciones estatutarias y

CONSIDERANDO:

Que se estima de utilidad y conveniencia para las empresas procurar la racionalización del manejo de los viáticos y su control de acuerdo con las necesidades reales de los funcionarios y los instrumentos técnicos disponibles en la organización.

DECRETA:

Articulo 1: El personal que tenga que desplazarse de su lugar habitual de trabajo en cumplimiento de comisiones de servicio a otras poblaciones dentro del país tendrán derecho a reconocimiento y pago de viáticos diarios según los valores indicados.

Articulo 2: El valor de los viáticos serán los establecidos en el presente decreto, y en lo sucesivo se reajustarán anualmente a partir del 15 de enero de 2002, en el mismo porcentaje que varié el IPC.¨ Certificado por el DANE para el año inmediatamente anterior.

Luego de efectuado el reajuste anterior, deberá redondearse el valor de las centenas a la cifra de miles más cercana.

PARÁGRAFO 1: Los funcionarios acogidos en el plan de financiación vehículos, Decreto N°89 del 11 de septiembre de 1997, continúan con el reconocimiento de los valores por desplazamiento al aeropuerto, establecidos en las tablas del articulo 1.

PARÁGRAFO 2: A los funcionarios que viajen en comisiones cuyo objeto esté relacionado con el traslado, vía terrestre, de maquinaria y equipos pesados entre diferentes departamentos, se le reconocerá un valor de $91.000 diarios para los gastos de alojamiento, alimentación y demás conceptos complementarios de manutención, en cualquier municipio del país diferente a las ciudades capitales o al municipio de Buenaventura, cuyo caso se regirán por las tarifas establecidas en el articulo 1.

Articulo 3: Para efectos de la liquidación correspondiente a la alimentación en los días de salida y de regreso; o cuando el regreso sea en el mismo día para municipios fuera del Departamento de Antioquia o de las regiones del Magdalena Medio y el Bajo Cauca, se tendrán en cuenta los siguientes porcentajes del concepto por alimentación establecidos en el articulo anterior

Parágrafo: Al personal que se desplace con regreso en el mismo día, por municipios del Departamento de Antioquia, diferentes a los municipios de Medellín, Caldas, Itagüí, Envigado, Sabaneta, Barbosa, La Estrella, Bello, Copacabana y Girardota, se reconocerán los siguientes gastos, cuyo pago se hará por los fondos fijos y cajas menores de las distintas dependencias autorizadas para ello.

Articulo 3: El personal con sede en el Municipio de Rionegro y que se desplace con regreso en el mismo día, por Municipios del Departamento de Antioquía diferentes a Guarne, Marinilla, Santuario, La Unión, La Ceja, El Carmen de Viboral, El Retiro, y el sector de La Fe, se le reconocerán los gastos según lo estipulado en el presente parágrafo del artículo 2.

Articulo 4°: Tendrán atribuciones para ordenar comisiones que demanden pago de viáticos dentro del país, el Gerente General, los Gerentes y Directores, el Secretario General, los Subgerentes, los Jefes de Unidad, los Jefes de Área, los Jefes de Departamento y los Jefes de otras Áreas directamente adscritos a las Gerencias, Direcciones o Secretaría General.
La autorización para viajar del Gerente General, los Gerentes, Directores, el Secretario General, ser á dada por el Director de Gestión Humana y los de este funcionario los autorizará el Director Administrativo.

Si el Director de Gestión Humana no se encuentra en su lugar habitual de trabajo, la resolución que ordena la comisión la suscribirá el Directo Administrativo y la de este funcionario, lo hará el Director de Control Interno.

Articulo 5°: Las empresas podrán asignar el lugar de alojamiento en cualquiera de las ciudades donde se realice una comisión y en los hoteles establecidos para tal fin, y podrán contratar con terceros los servicios de hospedaje y alimentación.

Los niveles 0 y 1 pueden elegir además de los hoteles autorizados, cualquier otro que deseen, informando al Departamento de Nómina y Seguridad Social la suma de dinero que se le debe reconocer por alojamiento.

Articulo 6: Cuando el viaje se realice por vía terrestre o fluvial, sin utilización de vehículos de la entidad, se reconocerá el valor de las tarifas vigentes de transporte al sitio requerido.

Articulo 7: El personal de las empresas, que por razón de tratamiento ordenado por el servicio médico, deba trasladarse o permanecer en Medellín, sin tener el hogar o residencia habitual en la zona que geográficamente comprende el Área Metropolitana, se le pagarán los viáticos en la forma prevista en el presente decreto. En caso de hospitalización y mientras ella dura, no se causarán viáticos.

Articulo 8: El personal de las centrales que deba desplazarse a algunos de los Municipios que geográficamente estén ubicados en el Area Metropolitana y que tengan su hogar o residencia habitual en dicha zona, no tendrán derecho al reconocimiento de viáticos establecidos en el presente decreto.

Articulo 9: El jefe del comisionado podrá asignar viáticos por un valor mayor cuando el comisionado debe viajar con servidores de mayor jerarquía. En estos eventos, dejará constancia en el documento de legalización.

Articulo 10: El personal que en cumplimiento de una comisión requiera permanecer por más de cinco días continuos en zonas rurales, tendrán derecho a recibir diariamente a partir del día sexto de la comisión la suma de dos mil pesos diarios ($2.000.oo) para el lavado de su ropa.

Articulo 11: Al personal que se encuentre cumpliendo una comisión de servicios dentro del país, se le reconocerá el costo de las llamadas que realice en razón de su trabajo. También se reconocerá el valor hasta de veinte (20) minutos para hacer llamadas personales, por cada día que dure la comisión.

Articulo 12: Las llamadas telefónicas serán pagadas bajo la responsabilidad de quien ordeno la comisión. En el documento de legalización, el comisionado dejará constancia del carácter de las llamadas realizadas para posteriores verificaciones y deducciones a que hubiere lugar por este concepto. Las deducciones serán informadas por el Departamento Transportes y Talleres al Departamento Nómina y Seguridad Social.

Articulo 13: Siempre que no sean cubiertos por otra entidad, los tiquetes aéreos para el desplazamiento serán por cuenta de las empresas, debiendo el servidor aportar las correspondientes carátulas y los pasabordos una vez finalice la comisión.

Articulo 14: Los funcionarios sin excepción, deberán efectuar dentro de los diez días (10) siguientes a la fecha de su regreso la legalización del anticipo de viáticos que deberá ser aprobada por el funcionario que ordeno la comisión; para ello deberán anexar los comprobantes de pago por alojamiento, cuando este no sea cancelado directamente por la empresa.

Articulo 15º: Si como resultado de la legalización, resultare suma a favor del comisionado, se ordenará por memorando electrónico, al Departamento Nomina y Seguridad Social, su reconocimiento en la nómina. En caso contrario, cuando el valor efectivamente gastado sea menor que el anticipo, la diferencia debe ser descontada al funcionario, del valor de la próxima nómina semanal del trabajador, por orden escrita que dará la respectiva dependencia a éste departamento.

Si el valor de lo devengado, no resultare suficiente para cubrir este valor, el jefe del comisionado designará un funcionario en su dependencia para que elabore a través del módulo de cuentas por cobrar de SISIE, el documento de cobro, que servirá de instrumento para que el servidor proceda a la cancelación inmediata del saldo que le corresponde reintegrarle a las Empresas.

Articulo 16: Para eventuales controles sobre la legalización de viáticos, cada dependencia deberá conservar la documentación correspondiente, por un periodo mínimo de tres años y medio, contado a partir de la fecha en que se concluyó la comisión.

Articulo 17: Vigencia y derogatorias. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición y deroga el decreto 1040 del 24 de marzo de 1999.

REGLAS GENERALES DEL PROCESO DE VIÁTICOS

1. REGLAS SOBRE ALOJAMIENTO

1. 1. El funcionario que en función de una comisión oficial requiera alojarse en las ciudades donde las Empresas asignen directamente el alojamiento, escogerá el hotel, de la lista suministrada por la Dirección Administrativa, y gestionará la reserva respectiva a través de la agencia de viajes autorizada.

1. 2. Cuando se hubiere realizado una reserva en alguno de los hoteles autorizados y que por cualquier circunstancia no se vaya a hacer uso de la misma, el funcionario comisionado deberá cancelar la reserva solicitada y devolver el original del voucher a la agencia de viajes (si no lo hiciere, el funcionario acarreará con el cobro cargado a las Empresas por dicho concepto).

1.3. El formato utilizado para el alojamiento es el (P-465 original y copia), el cual se tramita conjuntamente con la solicitud de anticipo para los gastos de alimentación y transporte.

1.4. Aquellos funcionarios que por comisión oficial deban pernoctar en alguna ciudad en donde estén asignados los hoteles y no tengan el voucher del hotel, deben llamar a su dependencia para que se tramite la autorización de alojamiento y debidamente diligenciada, sea llevada a la agencia de viajes, la cual expedirá el voucher y lo enviará vía fax al hotel seleccionado.

Cuando éste trámite no sea posible realizarlo dentro de la jornada laboral, el funcionario implicado deberá llamar al teléfono 232 93 33 o al celular 033-4632045 para solicitar la respectiva reserva y reportar esta situación, al día siguiente, a la dependencia a la cual pertenece con el fin de legalizar el servicio.

1.5. Cuando en cumplimiento de una comisión se desplacen funcionarios clasificados en hoteles diferentes, el funcionario competente para ordenar viáticos podrá autorizar el hospedaje en el hotel correspondiente del funcionario de mayor jerarquía.

1.6. Cuando en cumplimiento de una comisión se desplacen funcionarios a las ciudades dentro del país donde Empresas no tenga hoteles autorizados se reconocerá lo que establece el artículo 1° del decreto 1128 de marzo 5 de 2001.

1.7. De acuerdo al Artículo 5° del decreto 1128 de marzo 5 de 2001, los eventos, seminarios, talleres, etc. que se deban realizar en hoteles que no estén autorizados, deberán tramitarse ante el Departamento Transportes y Talleres con la debida antelación y con la correspondiente solicitud de alojamiento para poder contratar dichos servicios.

1.8. Para todo servicio de alojamiento se autorizan los servicios de llamadas locales y nacionales (para llamadas personales se autorizan 20 minutos por cada día que dure la comisión, según el Artículo 11° del Decreto 1128 de marzo 5 de 2001), fax, seguro hotelero y desayuno, siempre y cuando el hotel no lo tenga incluido en la tarifa, los demás servicios deberán ser cancelados por el funcionario antes de salir del hotel, tales como cafetería, restaurante, bar, lavandería, etc.

Cuando se entreguen viáticos para hospedaje en hoteles no autorizados, el comisionado deberá presentar ante su dependencia la factura del hotel y la relación de llamadas telefónicas realizadas durante la comisión. Cuando se sobrepasen los límites autorizados de llamadas personales, la dependencia que legaliza los viáticos, será la responsable de autorizar, al Departamento de Nómina y Seguridad Social, la respectiva deducción por nómina del tiempo excedente en llamadas.

1.9. Se anexa la lista de los hoteles autorizados a nivel nacional, incluyendo los hoteles para algunos Municipios de Antioquia, y las formas de papelería para solicitar los servicios respectivos